Online Meetings – ein „must have“ oder „no go“?

Lieben Sie auch Ihre gemütlichen Meetings mit den Kollegen? Kaffee, Kekse, Brötchen und Kaltgetränke? Innerhalb eines Unternehmens trifft man sich mehr oder weniger kurzfristig in einem Konferenzraum im Haus. Oft ist jedoch ein längerer Vorlauf mit Terminfindung und eine Anreise per Auto, Bahn oder Flugzeug nötig. Sind alle Teilnehmer da, tauscht man gerne ein paar private Dinge aus und stürzt sich danach fröhlich in die Arbeit. Dokumente werden per Beamer gezeigt oder in Papierform verteilt, besprochen, handschriftlich oder direkt am Laptop geändert, ausgedruckt und/oder schließlich per Email an die Teilnehmer versendet. Aber alleine der Vorlauf mit Terminfindung und Anreise verschlingt häufig einen größeren Teil der Zeit, als die Netto-Arbeitszeit des Meetings.

Ich erinnere mich an die neunziger Jahre, als viele multinationale Unternehmen anfingen, mit hohem Kosten- und Technik-Aufwand Videokonferenzräume einzurichten und verkündeten, dass ab sofort die Mehrzahl der Meetings auf diesem Weg stattfinden würde. Dabei hatte man, wie so oft bei der Einführung neuer Techniken, den Faktor Mensch nicht berücksichtigt. Die Mitarbeiter waren nicht bereit, sich von ihren lieb gewonnen Gewohnheiten zu verabschieden. Außerdem musste man sich ja nach wie vor in einem Konferenzraum versammeln. Um es kurz zu machen, nach der ersten Euphorie wurden die Videokonferenzräume zu herrlichen Abstellräumen für alte PCs und Büromöbel, um schließlich fast ganz zu verschwinden.

2011 treffen wir auf völlig neue Unternehmens- und Mitarbeiterstrukturen. Durch das Internet gehören Emails und Live-Chats zum Alltag und zumindest privat nutzen viele Headset und Webcam ganz selbstverständlich. Zeit wird zum wertvollsten Produktivitätsfaktor und so steigt die Akzeptanz gegenüber Tools, die helfen, Zeit optimal zu nutzen. Telefonkonferenzen sind aus dem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Ihnen fehlen jedoch wichtige Funktionen, wie die zeitgleiche und tagesaktuelle Bereitstellung von Unterlagen für alle Teilnehmer, Dateiübertragung, gemeinsame Arbeit in Anwendungen, Sprach- und Videoübertragung uvm. Hinzu kommen Visualisierungstools, die den gemeinsamen Desktop als Whiteboard verwenden. Moderne Meeting Software unterstützt diese Funktionen ganz selbstverständlich. Bei einigen Anbietern geschieht dies auch Plattformübergreifend, zertifiziert und SSL-verschlüsselt. Deshalb kann es nur eine Antwort auf die eingangs gestellte Frage geben – verbessern Sie Ihre persönliche Zeit- und CO2-Bilanz und gehen Sie mit Ihren Meetings online.

PS Ihre Lieblingskekse und Kaffee haben Sie doch sicher auch zu Hause oder in Ihrem Büro? ;-)